home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / home / pcbudget / help.1 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-01-06  |  8.0 KB  |  217 lines
  1.   To select an item from the menu, press and hold down the
  2.      ALT key and then press the first letter of the menu item
  3.      you wish to select from.
  4.  
  5. TRANSACTIONS : ╔═════════════════╗
  6.                ║Checking Account ║
  7.                ║Savings Account  ║
  8.                ║MasterCard       ║
  9.                ╟─────────────────╢
  10.                ║Reconcile Account║
  11.                ╚═════════════════╝
  12.  
  13.      The Transactions Window, displays all available Bank
  14.      Accounts (cash accounts are treated the same as bank
  15.      accounts) and Credit Cards. From any Bank Account or
  16.      Credit Card, funds can be transferred TO another
  17.      account or FROM another account. To get more help on
  18.      transactions, select SPECIFIC TOPIC during a
  19.      transaction entry.
  20.  
  21.      To Reconcile an account (Balance your Check Book etc.),
  22.      select to the RECONCILE ACCOUNT item in the Window.
  23.      After which, you will be asked to select the Bank
  24.      Account or Credit Card account you wish to reconcile.
  25.  
  26.  
  27. REPORTS :  ╔══════════════════╗
  28.            ║Transaction List  ║
  29.            ║Income & Expenses ║
  30.            ║Personal Net Worth║
  31.            ║Account Balances  ║
  32.            ║Tax Items         ║
  33.            ║Payment Reminders ║
  34.            ║Loan Amortization ║
  35.            ╚══════════════════╝
  36.                           
  37.      1) Transaction List is a listing of all the
  38.      transactions for the selected month.
  39.  
  40.      2) Income and Expenses will report all expenses and
  41.      income made for the given month and all expenses and
  42.      income made for the given year. 
  43.  
  44.      3) Personal Net Worth is a report of all assets minus
  45.      liabilities. Assets include all bank accounts plus all
  46.      other assets. Liabilities include all credit cards plus
  47.      all other liabilities.
  48.  
  49.      4) Account Balances is a monthly and year to date
  50.      summary of all accounts which have been created on your
  51.      Data File.
  52.  
  53.      5) Tax items report is a listing of all tax related
  54.      transactions occurring for the year to date. Taxed
  55.      items are marked when making transactions by placing a
  56.      'T' in the Tax column.
  57.  
  58.      6) Payment Reminders allows you to set up all bills
  59.      which need to be paid on a timely basis. Each bill will
  60.      be marked with a 'Paid' next to it as it is being paid
  61.      during that month. When PCBUDGET runs, it first look at
  62.      the Payment Reminders to see which bills are needing to
  63.      be paid.
  64.  
  65.      7) Loan Amortization allows you to display a schedule
  66.      of payments (principle and interest) for a loan of any
  67.      amount and any time period.
  68.  
  69.  
  70. BUDGETS :  ╔═════════════════╗
  71.            ║Cost Budgets. . .║
  72.            ║Profit Budget    ║
  73.            ║Cash Budget      ║
  74.            ╚═════════════════╝
  75.  
  76.      1) Cost Budgets allow you to view and/or modify the
  77.      monthly budgeted amounts for any given account. You
  78.      may also view the actual cash flows for the given
  79.      account and compare it to the budgeted amount.
  80.  
  81.      2) Profit Budget will display the actual vs. budgeted
  82.      income and expenses for any given month. 
  83.  
  84.      3) Cash Budget allows you to select the bank account
  85.      (cash account) where your cash flows originate from.
  86.      From there it also asks you which account(s) are the
  87.      sources of cash inflows (such as salary). Cash Budget
  88.      will then show you a schedule of all expected cash
  89.      inflows and outflows for the following four months.
  90.  
  91.  
  92. CREATE : ╔═════════════╗
  93.          ║Bank Accounts║
  94.          ║Credit Cards ║
  95.          ║Liabilities  ║
  96.          ║Assets       ║
  97.          ║Expenses     ║
  98.          ║Income       ║
  99.          ╟─────────────╢
  100.          ║Create File  ║
  101.          ╚═════════════╝
  102.  
  103.      Before accounts can be created, a data file must be set
  104.      up. The data file normally will exist on a floppy disk,
  105.      but can also exist on your hard disk (if you have one). 
  106.      When a data file is created, 3 accounts are
  107.      automatically created.  These accounts are,
  108.  
  109.           Checking Account
  110.           Misc Income
  111.           Misc Expense
  112.  
  113.      After you have created a Data File, choose the ALT-
  114.      R(eports) and select ACCOUNT BALANCES.  You will get a
  115.      listing of these accounts.  Then, select ALT-C(reate),
  116.      and begin creating all desired accounts.  As accounts
  117.      are created, they will begin to appear in the ACCOUNT
  118.      BALANCES screen.
  119.  
  120.  
  121. UTILITIES : ╔═════════════════╗
  122.             ║Select File. . . ║
  123.             ║File Transfer    ║
  124.             ║File Backup      ║
  125.             ║Name & Address   ║
  126.             ║Screen Colors    ║
  127.             ║Bar Graphs       ║
  128.             ║Print            ║
  129.             ╚═════════════════╝
  130.  
  131.      'Select file' allows you to change the data file path
  132.      specifier. Whenever a new data file is created, the
  133.      path specifier is recorded and displayed in this
  134.      window. At any time, a different data file can be
  135.      viewed by selecting it.
  136.  
  137.      'File Transfer' allows you to transfer data file
  138.      balances to a new data file. This is usually only used
  139.      with a new year. All balances for bank accounts,
  140.      assets, liabilities, and credit cards will be the same
  141.      as the December balances. Income and Expense balances
  142.      are reset to 0.
  143.  
  144.      'File Backup' allows you to backup your data disk. This
  145.      is very advisable. It is not uncommon for a floppy disk
  146.      to go bad. It is best to backup your data file at the
  147.      end of each session.
  148.  
  149.      'Name & Address' records you as the user of the program
  150.      and puts your name on reports.
  151.  
  152.      'Screen Colors' allow you to change the colors
  153.      displaying on the screen (if you have a color monitor).
  154.  
  155.      'Bar Graphs' allow your PCBUDGET data files to be
  156.      displayed graphically with Bar Graphs.
  157.  
  158.      'Print' will print the current screen.
  159.  
  160. QUIT :
  161.      Quit PCBUDGET 
  162.  
  163. VIEW :
  164.      Type ALT-V to change the current VIEWing month. The   
  165.      current viewing month is displayed at the top right
  166.      corner of the screen. When PCBUDGET displays a month
  167.      different from the current month (entered at the
  168.      beginning of your session) the 'month' will flash.
  169.      PCBUDGET does not allow transactions to be made in a
  170.      month which has not yet occurred. For example, if the
  171.      date entered was 4-1-1990, then PCBUDGET will not allow
  172.      a transaction to occur in May, June, July, etc. . .
  173.      Transactions can, however, still be added or edited in
  174.      the previous months.
  175.  
  176. ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  177.  
  178.      Whenever a window appears with arrows in the top and
  179.      bottom right corners, it means there is more
  180.      information available in the window. Pressing the
  181.      PgUp/PgDn key will scroll the contents of the window.
  182.      If you have a mouse, place the cursor on top of these
  183.      arrows, and left click for the same results. 
  184.  
  185.      The information window (the main window behind this
  186.      one) also has arrows in the top and bottom right
  187.      corners. When information is displayed, the same
  188.      scrolling effect results.
  189.  
  190.      The 'Esc' key will always exit you from the current
  191.      activity, erase a window, or return to the previous
  192.      activity. When you are being asked a question, the
  193.      'Esc' key will generate a negative response. With a
  194.      mouse, a right click is the same as pressing the 'Esc'
  195.      key.
  196.  
  197.      The 'F9' function key, is always used to RECORD,
  198.      EXECUTE, or SELECT any type of record keeping activity.
  199.  
  200.  
  201.      EDITING AN ACCOUNT
  202.  
  203.      To edit an account, select the ACCOUNT BALANCES under
  204.      the ALT-R(eports) menu, then press F1:EDIT. Select the
  205.      item you wish to modify or delete, by using the arrow
  206.      keys, then use the F9:SELECT key and make the changes
  207.      you need.
  208.  
  209.      EDITING A TRANSACTION
  210.  
  211.      To edit a transaction, select the TRANSACTION LIST
  212.      under the ALT-R(eports) menu or select an account under
  213.      the ALT-T(ransactions), then press F1:EDIT. Select the
  214.      item you wish to modify or delete, by using the arrow
  215.      keys, then use the F9:SELECT key and make the changes
  216.      you need.
  217.